Offene Rechnungen können den Cashflow Ihres Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Daher ist es entscheidend, ausstehende Zahlungen effizient und rechtssicher einzufordern. Hier erfahren Sie, wie Sie säumige Kunden korrekt mahnen und dabei zugleich Ihre Geschäftsbeziehungen wahren können:
Ein strukturierter Mahnprozess hilft Ihnen, den Überblick über offene Forderungen zu behalten und diese schnellstmöglich einzutreiben. Er signalisiert Ihren Kunden zudem, dass Sie Ihre Zahlungsfristen ernst nehmen. Durch ein professionelles Mahnwesen reduzieren Sie das Risiko von Zahlungsausfällen und verbessern Ihre Liquidität samt entsprechender Abläufe.
Bevor Sie eine Mahnung versenden, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die Rechnung tatsächlich offen ist. Prüfen Sie, ob:
- Die Rechnung korrekt ausgestellt und zugestellt wurde.
- Die Zahlungsfrist abgelaufen ist.
- Möglicherweise bereits Zahlungen eingegangen sind, die noch nicht verbucht wurden.
Zahlungserinnerung
Eine freundliche Zahlungserinnerung kann oft schon ausreichen, um den Kunden zur Begleichung der Rechnung zu bewegen. Diese erste Erinnerung sollte sachlich und höflich formuliert sein, da es sich oft nur um ein Versehen handelt.
Verpflichtend ist eine Zahlungserinnerung nicht:
Insbesondere bei B2B-Geschäften (Geschäfte unter Unternehmern) kann auf eine Zahlungserinnung auch im Wege der Verschlankung der Prozesse verzichtet werden.
Bei B2C-Geschäften (Geschäfte mit Privatpersonen/Verbrauchern) kann eine Zahlungserinnerung ebenfalls entfallen, soweit im Rahmen der Rechnung die Zahlungsfrist ausdrücklich genannt wurde und die Vereinbarung der Zahlungsfrist nachweisbar ist oder nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung die Zahlung geleistet wird.
In jedem Falle wichtig ist, dass Sie den Zugang der Rechnung im Zweifel nachweisen können:
Sollte der Zugang nicht sicher nachweisbar sein, empfiehlt sich in der Regel eine Zahlungserinnerung, deren nachweisbarer Zugang sichergestellt werden sollte. Zumindest sollte aber eine Mahnung erfolgen.
Mahnung
Wenn auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion erfolgt oder Sie von Zahlungserinnerungen zwecks Verschlankung der Mahnprozesse absehen, sollte nach Fristablauf zur Zahlung der Rechnung in der Regel mindestens eine Mahnung erfolgen, die auch nachweisbar dem Kunden zugegangen sein sollte. Denn für die Herstellung einer nachweisbaren Verzugslage ist die Mahnung in der Regel sinnvoll:
Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug. (§ 286 I S. 1 BGB)
Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug. (§ 286 III BGB)
Einer Mahnung bedarf es nach § 286 II BGB nicht, wenn:
- für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist,
- der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt,
- der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert,
- aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.
Eine Mahnung sollte in jedem Falle klar und präzise formuliert sein und den Kunden höflich, aber bestimmt zur Zahlung auffordern. In der Mahnung können Sie auf die ggf. bereits erfolgte Zahlungserinnerung hinweisen oder auf die vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist. Sie können vereinbarte oder tatsächlich anfallende Mahngebühren zusätzlich aufnehmen und Sie sollten kurz feststellen seit wann sich der Kunde konkret im Zahlungsverzug befindet und schließlich eine letzte Zahlungsfrist setzen, die in der Regel zehn Tage beträgt. Wichtig ist, dass Sie den Zugang der Rechnung im Zweifel beweisen können. Sollte dies nicht zweifelsfrei der Fall sein, sollte in jedem Falle sichergestellt sein, dass die Mahnung nachweisbar beim Schuldner zugeht und in der Regel vorab eine Zahlungserinnerung erfolgen.
Vorgehen bei nachweisbarer Verzugslage des Schuldners
Sobald die Verzugslage nachweisbar vorliegt und eine gesetzte Nachfrist in Gestalt einer Mahnung verstrichen ist, empfiehlt sich in der Regel den Nachdruck deutlich zu erhöhen:
Ein effektives Mahnwesen ist unerlässlich, um offene Forderungen einzutreiben und Ihre Liquidität zu sichern. Durch klare Kommunikation und rechtzeitiges Handeln erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Rechnungen beglichen werden, ohne die Geschäftsbeziehungen unnötig zu belasten. Sollte(n) Ihre Mahnung(en) erfolglos bleiben, ist es ratsam, juristische Unterstützung in Anspruch zu nehmen, um Ihre offenen Forderungen mit entsprechendem Nachdruck geltend zu machen und Nachteile möglichst zu vermeiden. Bei nachweisbarer Verzugslage können die entstehenden Kosten der Beauftragung eines Rechtsanwaltes in der Regel im Rahmen des Verzugsschadensersatzes dem Schuldner zusätzlich auferlegt werden.
Bei allen Fragen und Unklarheiten rund um das Thema Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung, Inkasso, gerichtliche Titulierung und sich ggf. anschließender Pfändungs-/Zwangsvollstreckungsmaßnahmen steht Herr Rechtsanwalt Dr. Voß gerne zur Verfügung. Die Kanzlei Dr. Voß vertritt bundesweit zahlreiche namhafte Unternehmen bei der effektiven Eintreibung offener Forderungen, sei es im Wege eines anwaltlichen Mahnschreibens durch das sog. Anwaltsinkasso oder durch Einleitung gerichtlicher Maßnahmen zu Lasten des Schuldners und sich anschließender Vollstreckungsmaßnahmen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.